Følg vår blogg!

Endringsledelse i offentlig sektor 6 råd for kommunesammenslåing

6 råd for sammenslåing av kommuner

- av Ingvar Lona, Seniorrådgiver i AS3 Transition. 

Vi står foran en omfattende kommunereform, som vil kreve endringskompetanse i mange ledd ute i kommunene. Dette innlegget er basert på at AS3 - som spesialisert fagmiljø - har jobbet med endringsprosesser i 25 år. Vårt profesjonelle bidrag er å legge til rette for at ledere får økt innsikt og kunnskap om hvordan mennesker påvirkes av endring.  Vi ønsker å gi de kommunale lederne de beste mulige forutsetninger for å forstå og påvirke menneskelige tilpasningsreaksjoner på ytre endringer.

Vi har fulgt med i hva som er sagt og skrevet om kommunereformen så lang. Som en nordisk rådgivningsbedrift har AS3 god kjennskap til den danske kommunalreformen.

Hva er bestemt?

Vi har tatt utgangspunkt i det som står krevet om reformen i regjeringen.no/kommunereformen.no.

Det er besluttet at kommuner skal slå seg sammen. Regjeringen og Stortinget begrunner dette med at de ønsker å skape større og mer robuste kommuner for fremtiden. Lokaldemokratiet skal styrkes gjennom økt makt og myndighet for å møte morgendagens utfordringer og stadig økte forventninger fra innbyggerne.

NRK.no står det imidlertid skrevet den 28.09., at kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner sier følgende; «Det er klart at maktfordelingen i Kommune-Norge kan få betydning for hvilke kommuner som fortsetter arbeidet med å slå seg sammen.»

Vi i AS3 Transition følger med på den politiske situasjonen og er spente på hva som skjer videre.

Formuleringenes betydning?

På et overordnet nivå er det benyttet ord og formuleringer i kommunereformen så som; «Større og mer robuste kommuner for fremtiden» og « ..økt makt og myndighet for å møte morgendagens utfordringer..» Allerede her settes det i gang en endringsprosess hos mottakerne og en individuell tilpasning til den ytre endringen. Det kjente opphører, og noe nytt skal komme.

Det benyttes ord og formuleringer som brukes i det politiske ordskiftet. Er man sikker på at mottakerne forstår hva man mener med dette? Vil man på lokalt nivå se hvorfor deres kommune som eksempelvis har solid økonomi og som fungerer godt på alle områder skal slås sammen med en annen kommune med en annen beskaffenhet og helt andre forutsetninger? Betyr dette bedre tjenesteproduksjon? Hva skjer med økonomien? Hva skjer med administrasjonene som skal slås sammen? Blir det overtallighet på ledelsesnivå?

Kommunene er i gang!

Slik vi forstår det, har kommunene kommet ulikt i gang med sitt arbeid tilknyttet sammenslåingene. Det har for noen allerede kommet opp tydelige tegn på tilpasning til den vedtatte endringen i form av sterk motvilje og motstand. Andre møter det kanskje med omstillingsvilje, aksept og arbeider aktivt for en sammenslåing.  Her spenner det mellom kommuner som ikke vil slå seg sammen til de som har kommet så langt som Sandefjord, Stokke og Andebu hvor det er vedtatt en sammenslåing.

Hva har kommunene som har vedtatt sammenslåing gjort?

Ida Sofie Kausland (UIO, 2015) avsluttet nylig en masteroppgave ved institutt for statsvitenskap.  Tema og problemstilling for oppgaven er : Hva kan forklare at Stokke kommune så raskt kom frem til en beslutning om sammenslåing, herunder hvilke faktorer kan forklare kommunens valg av sammenslåingspartnere? Dette er spennende lesning.

Vi har snakket med ordfører Erlend Larsen i Stokke Kommune, og her er et ekstrakt av hans egne ord på hvordan de gjennomførte det:

  • «Hovedårsaken til at vi fikk det til var at vi fikk til en tverrpolitisk forståelse for behovet for en sammenslåing, og et tverrpolitisk ønske om å komme i mål. Den tverrpolitiske innstillingen var nok også noe av årsaken til at den politiske diskusjonen ble holdt utenfor»
  • «Felles forståelse for behovet (bl.a som følge av trange budsjetter og lite handlingsrom).
  • «Enighet om strategien og den politiske prosessen.»
  • «Informasjon til innbyggerne; gjennom aviser /NRK.  Gjentok X-antall ganger hva som var hovedmålet (bedre tjenester til innbyggerne).»
  • «Åpenhet i prosessen, informasjon om prosessens gang. Alle møter var åpne, alt av sakspapirer og referater var tilgjengelig på internett, ppt-presentasjoner ble tilgjengelig osv.»

(Ordfører Erlend Larsen poengterer at de ikke har fasiten på hvordan dette skal gjøres. Det er kun et uttrykk for hvordan Stokke kommune jobbet med sammenslåingsprosessen og deres erfaringer).

Erfaringene til kommunen samsvarer med vår opplevelse og erfaring. Dette er ekstremt kompliserte endringsprosesser som vanligvis overgår de store tradisjonelle prosessene. Dette er fordi det er så mange berørte interessenter så som; politikere, adm./ledelse, ansatte, innbyggere.

Ordførerne og andre sentrale personer vil kunne oppleve et kontinuerlig press fra mange hold. Dette kan innebære en stor belastning, og ivaretagelsen av disse personene vil i så fall være viktig i hele prosessen frem mot den reelle sammenslåingen.

Naturlige reaksjoner (transisjoner) på endringen

Vi mener at dette spennet representerer naturlige tilpasningsreaksjoner til den sentralt vedtatte endringen. Dette synliggjør at kommunene tilnærmer seg den vedtatte endringen med utgangspunkt i hvordan de opplever seg selv, hvilke tilpasningsreaksjoner som er igangsatt, egne forutsetninger og hvor de aktuelle kommuner (kandidater) de kan tenke seg å slå seg sammen med befinner seg i sin tilpasning og deres forutsetninger. Det er verdt å huske på at kommunes forutsetninger/beskaffenhet varierer (beliggenhet, størrelse, økonomi, politisk ledelse m.v.) og dette kan være avgjørende for den merverdi som kan skapes lokalt i en eventuell sammenslåing.

Et felles prosjekt med opplevd merverdi

Det handler om at kommunens politiske/administrative ledelse klarer å finne frem til et felles prosjekt som svarer på beslutningen om kommunesammenslåing, samtidig som de finner frem til et mer lokalt tilpasset hvorfor som tar inn beskaffenheten (beliggenhet, størrelse, økonomi m.v) de ulike behov og utfordringer som muliggjør en lokalt forankret merverdi.

Våre 6 strategiske råd er skrevet til politisk ledelse og administrasjonen i kommunene. Rådene tar utgangspunkt i at dere er i ferd med å enes eller har klart å bli enig om sammenslåingsprosess med kommune X eller Y.

Alle påvirkes individuelt

Det er i tillegg vår erfaring at alle påvirkes individuelt av den vedtatte endringen. Har den stor nok betydning for ledelsen og de ansatte, så oppstår det en indre tilpasningsreaksjon. Det spiller ingen rolle om man er i en ledende stilling i kommuneadministrasjonen/kommunestyret eller om man har en annen jobb i kommunen.

Vi anbefaler derfor at dere starter med dere selv. Avklar først hvor dere individuelt er i egen tilpasningsprosess. Får endringen stor betydning for deres egne roller og oppgaver? Skal dere lede en sammenslåingsprosess uten selv å være avklart? 

Jeg gir dere 6 strategiske råd, basert på vår nordiske erfaring med lignende prosesser:

1 Tydeliggjør bakgrunnen

  • Skap overordnet forståelse for endringen
  • Vær samkjørte på hvordan endringen skal kommuniseres internt

2 Prioriter tid

  • Resultater oppnås gjennom personlig avklaring
  • Jobb sakte men sikkert mot målet

3 Tydelige mål

  • Konkretiser målene
  • Oppgi når mål og delmål skal nås
  • Hvem har ansvar for hva
  • Skap en god kommunikasjonsprosess

4 Forbered lederne

  • Forbered lederne på hvor de selv står
  • Gi toppledelsen forutsetninger for å støtte mellomlederne
  • Vær trygg på at lederne kan videreformidle hva endringene betyr for sitt ansvarsområde

5 Forstå reaksjonene og skap resultater samtidig

  • Fokuser på individene i prosessen
  • Undersøk hvor medarbeideren er i transisjonsprosessen
  • Avvei mellom å sette krav og ta hensyn til medarbeiderens reaksjoner
  • Vær bevisst på å få med deg medarbeiderne

6 Måloppnåelse og læring

  • Underveis
    • Opprettholde fokus
    • Følg opp – som en del av hverdagen
    • Ha fokus på målet – men vær åpen for innspill som kan gjøre prosessen mer vellykket
    • Marker både suksesser og muligheter for kunnskap
  • Som avrunding og oppfølging
    • Forklar måloppnåelse og effekt av endringen
    • Presenter langtidsperspektiver

 Start med dere selv og lykke til !

hvordan as3 jobber med endringsprosesser
Frokostseminar hos AS3 Transition
frokostseminarer hos as3

Endringsprosesser, omstilling, nedbemanning og karriere

Oslo, Stavanger og Bergen

frokostseminarer hos as3 transition
Nyhetsbrev

Vi deler så mye vi kan av egen kompetanse