Meld deg på våre webinarer!

Optimal onboarding i en digital hverdag

Av: Irene Ivin og Maja Vikan

Det å starte i ny jobb kan være både spennende og morsomt, men også krevende. Det er mye som skal læres på kort tid. Onboarding handler om å skape et godt arbeidsforhold så raskt som mulig. I praksis vil det si å gjøre læringskurven for den nyansatte akkurat passe bratt og effektiv slik at både mestring og trivsel oppnås på veien til å bli en del av virksomhetens kultur og miljø.

Det å starte i ny jobb kan være både spennende og morsomt, men også krevende. Det er mye som skal læres på kort tid. Onboarding handler om å skape et godt arbeidsforhold så raskt som mulig. I praksis vil det si å gjøre læringskurven for den nyansatte akkurat passe bratt og effektiv slik at både mestring og trivsel oppnås på veien til å bli en del av virksomhetens kultur og miljø.

Flere tar til orde for at digital onboarding viser seg å være effektivt for å
· lære ulike aspekter ved rollen og organisasjonen
· gi økt fleksibilitet og rom for mer personlig tilpasning av opplæringen

Samtidig viser det seg å være større utfordringer knyttet til den sosiale- og personlige læringen for den nye ansatte; Det å lære virksomhetens interne kultur og politikk samt bygge relasjoner. Heldigvis er det mulig å få til begge deler.

“Det å skulle bli kjent med nye mennesker, nye systemer og finne sin plass i et nytt team var svært utfordrende. Også fordi de ansatte som vanligvis ville sett deg og dratt deg med på en kaffe eller inn i samtaler, eller hjulpet deg når du ser ut som et spørsmålstegn har vanskelig for å plukke det opp. Man blir litt i sin egen verden, på en uheldig måte.” - Nyansatt 2020

Usynlige overganger

De aller fleste gleder seg til de første dagene og en ny jobb. Man har ett sett av forventninger, er spent på nye kollegaer, bli del av et sosialt miljø osv. Men, i stedet for at du drar på kontoret skal dette foregå fra kjøkkenbenken, hjemmekontoret eller sofaen. Digitalt. Gjennom skjerm. Overgangen fra hjemmetilværelse til ny jobb blir med dette mindre tydelig.

Flere personer som nå blir ansatt kommer fra en hverdag som permittert, arbeidsledig eller blitt nedbemannet fra hjemmekontoret. De har sannsynligvis kjent på følelser som usikkerhet, engstelse og frustrasjon. Disse følelsene har oppstått hjemme. Nå skal de starte i ny jobb, i det samme fysiske rommet hvor disse følelsene sitter i veggene.

“Jeg hadde brukt mange tunge timer ved spisebordet. Søkt jobber, fått avslag, vært i intervjuer, vært usikker og lei. I den samme stolen skulle jeg nå være frempå, trygg og glad. Det hadde vært godt å møtt opp et sted, på et kontor utenfor hjemmet. Den friske inputen som ligger i veggene uteblir.” - Nyansatt 2020

Virksomheter har etter hvert gode systemer og planer som sikrer nyansatte god og effektiv onboarding. Den heldigitale versjonen er det færre som har tilrettelagt for.

Nøkkelen til suksess

Se for deg at den nyansatte trenger et nøkkelknippe. Hver av nøklene på dette knippet skal hjelpe til å finne svar og sørge for at den første tiden blir best mulig.

«Jeg visste det kom til å bli en hel-digital start, min nye sjef hadde ydmykt sagt at dette var også hennes første gang med hel-digital onboarding. Det var litt godt å vite at vi var i samme båt. Hun hadde i forkant kalt meg inn til flere møter med teamet til min private e-post, da var jeg klar til å være deltagende fra dag 1, selv om vi ikke møttes fysisk.» - Nyansatt 2020

Disse nøklene kan for eksempel være;     

·Innsikt i internt nettverk
       Hvem gjør hva i virksomheten
       Hvem skal en ny medarbeider søke informasjon hos

· Opplæringsplan
       Ha en strukturert oversikt over hva den nyansatte skal være med på når, hvilke møter, hvem skal gi opplæring og når osv.

· Relevant informasjon
       Interne systemer, intranett, gruppeforum, aktuelle partnersider eller andre informasjonskanaler for å få innsikt på egenhånd.

· Forventningsavklaring og prestasjonsfokus
       Hvilke forventninger har virksomheten og lederen
       Hvilke forventninger har den nyansatte
       Hvilke spilleregler skal vi ha for vårt samarbeid?
       Hvis jobben blir utfordrende – hva gjør vi?
       Hvis samarbeidet blir utfordrende – hva gjør vi?

· Sosiale møteplasser
       Hvilke digitale, uformelle, sosiale møteplasser har virksomheten lagt til rette for eller oppfordret til

«En stund før første arbeidsdag mottok jeg en oversikt over hva som var formålet og målet med de første ukene på jobb. Det var godt å se at «bli kjent» var det eneste jeg skulle ha fokus på helt i starten. Planen var en god rettesnor for å sikre fremgang, klarhet i forventninger og oppgaver. Samtidig holdt deg meg litt i ro, jeg stresset mindre om å ville «vise meg frem», det var tydelig hva jeg skulle ta ansvar for og hvem i teamet som kunne hjelpe meg med de ulike delene ved jobben.» Nyansatt 2020

Teaminnsats

For å sikre at den digitale onboardingen blir en suksess, vil det nok være litt høyere krav til økt grad av egeninnsats hos deg som nyansatt. Onboarding er en teaminnsats, snakk om det på fellesmøtene, bruk god tid og legg opp flere små «bli kjent» samtaler med ulike ansatte i løpet av de første månedene. Det er lett å anta at en onboarding er gjennomført etter to-tre uker, men tenker du selv tilbake så tar det ofte lengre tid før man selv føler man er om bord – særlig i en digital verden.

 

Lenke til webinar “Onboarding i en digital hverdag”
Ta kontakt med oss

Vi tar gjerne et uforpliktende møte med deg om HR-relaterte problemstillinger