Følg vår blogg!

Møt forberedt til den krevende samtalen Sjekkliste for krevende samtaler

- Av Einar Wergeland-Jenssen, organisasjonspsykolog og administrerende direktør i AS3 Transition Norge AS

Vanskelige samtaler er en viktig, men ofte forsømt oppgave i ledelse. Typiske «vanskelige» temaer kan være svake prestasjoner, relasjonsproblemer/konflikter, krevende væremåter, mistanke om rus, avvikling av arbeidsforholdet med mer. Det er umulig å utøve god ledelse uten å ta slike samtaler. Å la være å ta dem er å unndra seg ledelse.

Mange ledere kvier seg for å gå inn i slike samtaler, og ender opp med å utsette eller unngå dem. Det er sjelden en god idé, og medfører som regel at problemet blir større og mer arbeidskrevende på sikt. Forskning viser at ledere som tar en krevende samtale ikke angrer på å ha tatt den, men de angrer på at de ikke har forberedt seg godt nok.

Nedenfor følger en praktisk sjekkliste for hva det kan være lurt å tenke gjennom før du går inn i en vanskelig samtale.

1. Hva, helt konkret, er budskapet?

Hva ønsker du at medarbeideren skal sitte igjen med etter samtalen? Her er det lurt å avgrense til ett, maks to, kjernebudskap. Skriv det gjerne ned på forhånd, slik at du klarer å formulere det tydelig og med minst mulig rom for misforståelser. Mot slutten av samtalen kan det være en idé å få medarbeideren til å gjenta det viktigste han/hun tar med seg fra samtalen. Slik kan du undersøke om medarbeideren har fått med seg kjernebudskapet. Samtidig får du muligheten til å korrigere misforståelser.

2. Hvilken betydning har budskapet for medarbeideren?

Vanskelige samtaler får ofte konsekvenser for medarbeideren, både praktiske og emosjonelle. Tenk gjennom: Hva er viktigst og vanskeligst for akkurat denne medarbeideren i denne situasjonen? Dette kan du naturligvis ha antakelser om på forhånd, men det sikreste er å spørre medarbeideren rett ut: Dette som nå skjer, hvilken betydning har det for deg? For jobben din? Mange ledere kvier seg for å stille spørsmål om det emosjonelle, men vår erfaring er at det å sette ord på «elefanten i rommet» ofte kan være nøkkelen til å få tilgang på medarbeiderens perspektiv. At du som leder kan sette deg inn i hva medarbeideren opplever, gjør det lettere å finne gode løsninger for begge parter i den grad det er mulig. Vi trenger med andre ord å få innsikt i medarbeideres perspektiv for å kunne utøve god ledelse.

3. Hvordan følge opp i etterkant?

Allerede før samtalen er det lurt å tenke gjennom hva du forventer av medarbeideren etter samtalen, og videre hva du som leder kan gjøre for å hjelpe vedkommende med å imøtekomme forventningene. Skriv gjerne ned svar på følgende spørsmål:

  • Hva forventer jeg av medarbeideren – til hvilken tid? Husk at endring tar tid, spesielt hvis endringen er av stor betydning for medarbeideren, så vær realistisk. 
  • Hva kan jeg og virksomheten bidra med for å hjelpe medarbeideren? Husk at medarbeideren sannsynligvis befinner seg i en sårbar posisjon, så vær raus.

4. Hva må du trene på?

Oppsummert er det to ferdigheter ledere trenger å trene på når det gjelder vanskelige samtaler; tydelig formidling og forståelse.

Den første ferdigheten dreier seg om å formidle budskap og intensjon. Hva ønsker du å oppnå? Hva ønsker du at medarbeideren skal sitte igjen med?

Den andre ferdigheten handler om å forstå medarbeiderens perspektiv. Hva har vedkommende forstått, og hva må kommuniseres tydeligere? Hvilken betydning har budskapet for medarbeiderens jobb- og livssituasjon? Hvilke følelser spiller seg ut hos medarbeideren?

Hva er mest krevende for deg – å hevde budskapet ditt eller å lytte genuint til den andres perspektiv? Hvis dette er noe du trenger å trene på, noe du i tilfelle deler med mange ledere, anbefaler vi deg å trene på begge deler. Allier deg gjerne med en annen lederkollega eller sparringspartner. Debrief og trekk ut læring, slik at du skritt for skritt blir bedre på å gjennomføre virkningsfulle samtaler. Slike samtaler er «sannhetens øyeblikk» i ledelse.

Og helt til slutt…… Samtalen er vanskelig for deg, men den er sannsynligvis enda vanskeligere for medarbeideren. Vær innstilt på å hjelpe med det du kan – og strekk deg gjerne litt ekstra for å få det til. Husk at når du lykkes med å snakke om noe som er krevende på en positiv måte, styrkes relasjonen og tilliten mellom deg og dem du leder. Da får du et enda bedre grunnlag for å utøve god ledelse.

Lykke til!

Ta kontakt med oss

Vi tar gjerne et uforpliktende møte med deg om HR-relaterte problemstillinger